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想提升工作效率,就別再做这七件事

2015年05月13日,分类《生活点滴》,作者:
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试想一位小公司老板每日孜孜不倦地工作,为何不能从为数众多的竞争者脱颖而出?

一位创业家可以不眠不休一天工作24 小时,整整一周不休假。 然而,时间有限,且竞争者却永远可以投入更多钱与心力,让竞争更剧烈。 那么,为什么某些小型新创公司可以完成许多大型企业无法完成的事情呢?

●Instagram──只有13 名员工却被Facebook 用几十亿买下的公司。

●Snapchat──只有30 名员工却拒绝科技巨人Facebook、Google 的并购交易。

它们的成功部分来自于幸运──其余则是因为效率 。

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成功的关键不是努力工作,而是用聪明的方式工作。

有效率并不是指良好的时间管理,而是──管理您的精力。 人们都需要学习如何花费最少的精力能够得到最大效益。

要提升生产力,下面这些事情绝对要避免:

一、停止加班,提升效率!

1926年,福特汽车工业亨利福特(Henry Ford)执行了一项实验发现有趣的结果:当把一日的工时从10 小时降到8 小时,从一周工作6 天减少至一周5 天,人们的生产力将会提高(注一)。

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当您工作得越多,不论是短期或长期而言,您的效率、生产力都会降低。 1980 年由The Business Roundtable 的一篇研究〈Scheduled Overtime Effect on Construction Projects〉指出(注二):

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当每周工作时间超过60 小时,并持续超过两个月,生产力下降的累积效应将使完工日期推迟,而人数相同但每周只工作40 小时的团队执行同样工作,甚至还会更早完工。

在AlterNet的一篇文章中,Sara Robinson回顾美军执行的一项研究,这项发现「每晚都减少1小时睡眠,持续一周,将导致认知功能退化,等同于喝酒使血液酒精浓度升高至0.10 。

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当个人过于劳累,使其以比平常还要负面的角度看事情,导致普遍地心情低落。 比心情更重要的是,其思维往往伴随着减少「主动思考与行动」──包括控制冲动、自我感觉良好、同情他人与情绪智力──的意愿(注三)。

维持高程度的生产力,避免让自己过度工作并睡眠充足很重要。 下次您思想为何工作缺乏生产力,原因很简单,您有可能缺乏睡眠。

二、不要太常说「yes」

根 据80/20 法则(Pareto Principle),20% 的努力创造80% 的成果,20% 的成果消耗80% 的时间。 不是努力工作,我们应该把注意力放在创造80% 的结果并放弃其余的。 我们应该把更多时间放在最重要的任务。 我们应该停止对低效能与无效能的任务说:「好的,我来做」 。

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「成功的人」与「非常成功的人」之间的差异在于,非常成功的人对几乎所有的事情都说不。
— Warren Buffet

激发一个问题:什么事情要说yes,什么事情说no? 如果您不能想出某些值得花时间的地方,就考虑作个小测试找出答案:追踪您作的所有事情,可能的话持续优化处理的过程。

通常人们说「yes」的频率比实际上应该的次数还要多,因为说「yes」比说「no」要简单太多,没有想要当坏人。

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2012 研究发表在Journal of Consumer Research,研究者将120 个学生分成两组。 一组被训练为说「我不能(I can’t)」,然而其他被训练为「我不要(I don’t)」。 结果很有趣:

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对自己说「我不能吃X」的学生,61% 都会选择吃巧克力糖,同时,对自己说「我不要吃X」的学生,只有36 % 会选择吃巧克力糖。 光是简单的词汇替换,就能显著增加人们选择更健康食品的机率。 (延伸阅读: 拒当YES MAN,说「不」让生活更美好 。)

三、停止什么都事必躬亲,让其他人帮忙

在我职涯的某个点,我管理一个非常大的社群,而我无法处理得很好。 我试图每一件事情都自己来。 我疲倦不堪,但社群最终接管我的职责并自行治理。 因此我也学习到社群的力量,以及为什么品牌需要使用者创造的内容(user-generated content)。

消 费者知道他们想要什么,以及他们想要如何让它更好,更甚于任何行销人员。 根据Octoly ,一支使用者自制影片的观看次数要比品牌自制影片多上十倍。 当寻找关于一个特定品牌的资讯,超过半数(51 %)的美国人相信使用者自制内容大过于品牌官网(16%)与媒体报导(14 %),对行销人员来说,寻求社群的帮忙至关重要。

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除此之外, 当您需要时,很重要地是愿意求助,让其他人来帮您。 因为这样可以让您有更多时间将焦点放在更重要的任务上。

大多数的时候,即使您的朋友不能帮助您提升生产力。 光是陪在您身边就足够, 研究证实:分心的人在其他人也在场的情况,尽管那些人没有协助或指导,也可以完成更多的工作事项。

四、停止完美主义

Dalhousie University心理学教授Simon Sherry博士Simon Sherry执行一项完美主义与生产力的研究 ,她指出:我们发现完美主义是绊倒教授的研究生产力的大石头。 完美主义倾向越高的教授就越没有效率。

当一位完美主义者有以下问题:

●他们在一项花费的时间比任务要求所花费的时间还多。

●他们会拖延并等到最佳的时刻。 在企业中,如果这是最完美的时刻,就代表已经太迟了。

●他们过度聚焦在细节,反而忽略整体。

五、停止作重复的事情,并使它自动化

根据一项Tethy Solutions的研究 ,一个5人团队分别花3%、20%、25%、30%与70%的时间处理相同的事情,导入工作自动化软体两个月后,分别将处理重复事情的时间降至3%、10%、15%、15% 与10%。

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人 们时常忘记时间就是金钱,因此经常土法炼钢地处理事情,因为这样比较容易,且不需要花费心力研究。 假设您办了一个Instagram 活动,号召网友上传的照片总数只有30 张,您可以手动一张一张处理。 但如果总共有从5个不同平台上传的30000张照片与影片时,您就需要一个好的数位管理系统了(例如Filemobile)。

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给行销人员的小撇步 :到GitHub或Google app script library,通常会发现免费且可马上使用的开源程式码,让您找到省去手动处理重覆工作的软体/程式。

六、停止猜测,并开始用数据支撑决策

如果您可以在搜寻引擎上优化网站,那么您也可以优化您的人生,让它成长并发挥最大的潜能。

不 同领域的研究其实都可供参考,举例来说,宾州州立大学心理系助理教授Robert Matchock 所执行的研究发现,大部分的人们最容易分心的时间是从中午到下午四点。 此数据便提供您作工作相关决策的考量。 假使您无法从现有研究找到答案,那么您也可以自行执行简单的测试。

举例来说,Filemobile就制定了许多测试,试图找出如何优化Twitter的图片呈现 。

不断询问您自己:要如何测量并优化所有事情呢?

七、停止工作,并拥有无所事事的时间



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